Uit onderzoek blijkt dat een eerste indruk voor veel mensen gelijk staat aan een definitief oordeel. Met andere woorden: is de eerste indruk van je event niet goed? Dan is de mening van de bezoeker al gevormd en moet je als eventorganisator héél veel goed doen om deze nog te wijzigen. In dat kader is de binnenkomst van bezoekers op veel events een onderbelicht punt.
De meeste organisatoren richten al hun aandacht immers op de invulling van het dagprogramma. En dat terwijl een vloeiende evententree voor bezoekers de toon zet voor de rest van de dag én indirect bepalend is voor hun oordeel over jouw evenement. Hieronder leggen wij daarom uit aan welke eisen een optimale evententree moet voldoen:
Een uitnodigende uitstraling
We hebben het al vaker gezegd: de juiste eventlocatie vergroot je kansen op een succesvol evenement aanzienlijk. Dat komt niet in het minst doordat je bezoekers een goede eerste indruk krijgen. Met deze wetenschap in het achterhoofd kan het slim zijn een bijzondere locatie voor je event uit te zoeken. Wel moet de uitstraling daarvan kloppen van A tot Z. De grote zaal voor keynotes kan immers nog zo mooi zijn aangekleed; een sombere en verouderde evententree zal negatief afstralen op je event en organisatie.
Een snel entreeproces
Niets is zo vervelend voor bezoekers als lang in de rij staan. Is een lange rij het eerste wat mensen zien als ze bij jou eventlocatie arriveren? Dan is dit de eerste indruk die ze krijgen van de organisatie… en positief is die allerminst. Niet alleen voor de eventbezoeker, maar ook voor jou als organisator zijn lange wachttijden funest. Denk aan negatieve tweets over je event, misgelopen horeca-inkomsten en minder terugkerende eventbezoekers bij de volgende editie. Zorg bij de entree dus voor voldoende capaciteit om zelfs de grootste bezoekersstromen te verwerken.
Een comfortabel entreeproces
Hoeven je bezoekers op het drukste moment van de dag slechts enkele minuten in de rij te staan bij binnenkomst? Dan ben je als eventorganisator geneigd om te denken dat je het goed gedaan hebt. Maar bedenk dan wel: ook 3 minuten wachten in de stromende regen lijkt soms een eeuwigheid te duren. Belangrijk is daarom niet alleen de snelheid, maar ook het comfort van het entreeproces. Zorg bij een buitenentree bijvoorbeeld voor voldoende beschutting tegen regen en zon en bied bezoekers desnoods wat relevante informatie om het wachten draaglijker te maken.
Duidelijke bewegwijzering na entree
Zijn bezoekers de entree eenmaal snel en zonder kleerscheuren doorgekomen? Dan is het jammer als ze minutenlang weifelend om zich heen staan te kijken. Belangrijk is om in je eventcommunicatie veel aandacht te schenken aan zaken als bewegwijzering en het uitdelen van een floorplan. Zo weten eventbezoekers de weg naar de garderobe, kassa, netwerkruimte en break-outrooms moeiteloos te vinden en genieten ze van begin tot eind van een naadloze eventervaring. En dat allemaal gestoeld op een goede indruk in de eerste vijf minuten!