Ga jij voor het eerst je eigen event organiseren? Dan staat je heel wat te wachten. Eventorganisatie is namelijk een complex en leerzaam proces dat perfect moet verlopen om de gewenste ROI te realiseren. Dat begint al bij het kiezen van een ideale locatie. De juiste eventlocatie vergroot je kansen op een succesvol event aanzienlijk. Dit zijn de criteria die je meeneemt in je overweging:
Ligging van de eventlocatie
Weet jij waar het grootste deel van jouw doelgroep zich bevindt? Dit is de regio waar jij je event wilt organiseren. Je wilt het voor de doelgroep zo makkelijk mogelijk maken om deel te nemen en daarom moet de evenementlocatie centraal gelegen en makkelijk bereikbaar zijn. Niet alleen met de auto, maar ook met het openbaar vervoer. Met dit criterium verklein je het aantal mogelijke eventlocaties en is het makkelijker om een knoop door te hakken.
Capaciteit van de evenementlocatie
Weet jij al hoeveel bezoekers er op je evenement verschijnen? De eventlocatie moet voldoende ruimte bieden voor al deze mensen en nog een beetje extra (denk aan beveiligingsmedewerkers, personeel van leveranciers etc.). Kijk in dit kader niet alleen naar beschikbare vloeroppervlakte, maar ook naar het aantal zitplaatsen, toiletten en zalen. Er moet genoeg fysieke ruimte zijn voor een vlekkeloos verloop van alle programmaonderdelen tijdens jouw evenement.
Uitstraling in relatie tot de doelgroep van jouw evenement
De bezoekers van jouw event voelen zich aangetrokken tot de uitstraling van je bedrijf. Anders kopen ze immers geen ticket. Het is daarom belangrijk dat de uitstraling van de eventlocatie aansluit op het imago van je bedrijf. Heb jij bijvoorbeeld een jonge en dynamische onderneming en bijbehorende doelgroep? Dan past hierbij geen stoffig vergadercomplex met gedateerd interieur. De uitstraling van de locatie moet naadloos aansluiten op de sfeer die je wilt creëren tijdens je event.
Faciliteiten op de eventlocatie
De locatie moet over voldoende faciliteiten beschikken om jouw eventwensen te verwezenlijken. Wil je ’s middags bijvoorbeeld een uitgebreide lunch houden en afsluiten met een netwerkborrel? Dan moeten er voldoende horecafaciliteiten aanwezig zijn. Ook de aanwezigheid van overige faciliteiten zoals podia, licht, geluid, grote schermen en andere technische onderdelen is een absolute vereiste voor een professioneel evenement.
Kosten voor het afhuren van de evenementlocatie
Heb je eindelijk de droomlocatie gevonden die aan al jouw wensen voldoet? Dan is het duimen dat de locatiekosten de gereserveerde ruimte in je budget niet overstijgen. Kijk ook goed naar de prijsopbouw van verschillende locaties. Sommige locaties lijken goedkoop, maar zijn dat niet omdat ze extra tarieven voor diensten als catering in rekening brengen. Bezuinig hoe dan ook niet teveel op de locatiekosten, want een professionele locatie is een voorwaarde voor een geslaagd evenement.