Het is de droom van elke eventorganisator: een evenement dat geheel volgens planning en op rolletjes verloopt. Helaas is de praktijk weerbarstiger en gebeurt er tijdens vrijwel elk event wel iets onverwachts. Dat is ook helemaal niet erg – de vraag is vooral hoe je hier op dat moment op inspringt. Dat kan op 4 verschillende manieren:
Stel vooraf een Plan B op
Natuurlijk streef je als organisator altijd naar het perfecte evenement. Maar als perfectionist met jarenlange ervaring weet je dat zoiets eigenlijk niet bestaat. Tijdens een event zijn er immers teveel externe factoren die je niet kunt controleren. Daarom zeggen wij: Hope fort he best, plan for the worst. Bedenk vooraf een aantal mogelijke foutscenario’s en ontwikkel op basis hiervan een Plan B. Mocht het tijdens jouw event dan toch misgaan, ben jij tot in de puntjes voorbereid en schakel je moeiteloos om naar een andere aanpak.
Blijf professioneel
In aanloop naar een evenement heb je als eventorganisator al te maken met veel stress. De dag zelf is wat dat betreft het hoogtepunt – enerzijds een prachtige kroon op je werk en anderzijds een zenuwslopende ervaring waarbij je in het dagprogramma van deadline naar deadline vliegt. In dat kader is het zaak om de stress niet té hoog op te laten lopen.
Gaat er onverhoopt iets mis tijdens je event? Begin dan niet halsoverkop met vingerwijzen, maar werk samen met de eventmedewerkers snel naar een oplossing toe. Extra tip: de eventorganisatie deels uitbesteden aan een professioneel eventbureau verlaagt je stressniveau aanzienlijk…
Zorg voor een goede dagvoorzitter
Elk event moet beschikken over een goede dagvoorzitter. Natuurlijk om de verschillende programmaonderdelen op kundige wijze aan elkaar te praten, maar ook om onvoorziene situaties op te lossen met een humoristische kwinkslag. Denk aan een niet-werkende microfoon, een spreker die te laat komt opdagen of een laptop met PowerPoint-presentatie die er ineens mee ophoudt. De dagvoorzitter weet in dat geval dankzij zijn improvisatieverhogen hoe het publiek te vermaken en ongemakkelijke situaties te voorkomen.
Houd de focus op het einddoel
Uiteraard zijn onverwachte problemen tijdens een evenement vervelend. Maar laten we eerlijk zijn: de gemiddelde bezoeker is die uitvallende microfoon na een uurtje alweer vergeten. Belangrijk is daarom om gedane zaken te relativeren – ze nemen namelijk geen keer.
Vertrekken eventbezoekers aan het eind van de dag met een geïnspireerd gevoel én een goede indruk van jouw organisatie? Dan is je missie geslaagd; eventuele afwijkingen van het eventprogramma ten spijt.
Behoud tijdens het event daarom te allen tijde je focus op het einddoel en – minstens zo belangrijk – probeer ook zelf te genieten. Dit is immers het moment waar je zoveel maanden keihard voor hebt gewerkt!