Wat doe ik na mijn evenement?

In de categorie Tips door Robert de Vries

www.williamrutten.nl

Als organisator van een evenement besteed je veel aandacht aan de voorbereidingsfase. Maar zit het event er eenmaal op? Dan is jouw werk nog niet gedaan. Je wilt immers weten of je begroting voldoende was, of bezoekers tevreden zijn en of jij je gestelde doelen hebt behaald. Dit zijn daarom de 3 belangrijkste zaken waar jij je op richt na afloop van je evenement:

Afhandelen van praktische zaken

Na een enerverend evenement met een gezellige afsluitende borrel druppelen bezoekers langzaam uit het gebouw. Voor hen is dit het begin van een ontspannende avond – voor jou is dit het startsein om aan de slag te gaan. Na afloop van je event moet er immers van alles gebeuren. Te beginnen met de afbouw van de eventlocatie, die zo snel mogelijk weer schoon opgeleverd moet worden.

Ook op administratief vlak moet een en ander worden afgehandeld. Controleer bijvoorbeeld de laatste binnengekomen facturen en check op eventuele onvoorziene kostenposten. Heb je hiervoor ruimte opgenomen in je begroting? Laat een financieel eindverslag opstellen en archiveer alle documentatie zodat je deze voor een volgende editie nogmaals kunt raadplegen.

Communicatie

Het is belangrijk om ook na je event bij deelnemers top of mind te blijven. Dat doe je door ze kort na hun bezoek nog een bedankje te sturen voor hun deelname. Het sturen van een mail naar alle bezoekers is bijvoorbeeld een kleine moeite. Voor een nog persoonlijker karakter stuur je een kaartje. Vergeet ook je leveranciers en andere relaties niet!

Ook de buitenwereld mag weten over het succes van je evenement. Stuur een persbericht de wereld in, publiceer blogartikelen en verspreid foto’s en video’s via social media. Het contentplan van je marketingafdeling kan de rest van het jaar teren op alle content die voorvloeit uit het event – des te meer reden om voor je bedrijf jaarlijks een evenement te organiseren.

Evaluatie

Natuurlijk heb jij er alles aan gedaan om van het evenement een groot succes te maken. Maar eventorganisatie blijft mensenwerk en daarom kunnen er altijd zaken beter. Belangrijk is om zowel intern als extern te evalueren. Analyseer met medewerkers op welke punten de organisatie niet efficiënt verliep en hou enquêtes onder deelnemers voor waardevolle feedback.

Zo ontstaat al snel een duidelijk beeld over de mate waarin je jouw vooraf gestelde eventdoelen hebt behaald. Heb je bijvoorbeeld meer naamsbekendheid, meer merkautoriteit, meer leads of meer klanten verworven? De Return On Investment bepaalt uiteindelijk of jouw investering in het evenement de moeite waard was.

Geschreven door Robert de Vries
Ervaar het verschil Neem contact op
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.