Evenement organiseren: heb ik een vergunning nodig?

In de categorie Congres organiseren, Congresbureau, Personeelsevenement, Tips door Robert de Vries

Het organiseren van een evenement vereist een gedegen voorbereiding. Een daarvan is het aanvragen van de benodigde vergunningen. Welke vergunningen voor jouw event van toepassing zijn, hangt onder andere af van de activiteiten die je wilt organiseren. Hieronder zetten wij een aantal veelvoorkomende vergunningscriteria op een rijtje.

Vergunning voor evenement

De eerste vergunning die je moet aanvragen is een evenementenvergunning bij je gemeente. Dit geldt voor elk event dat je op een publiek toegankelijke plaats wilt organiseren. Voor een klein event zoals een buurtfeest volstaat een melding in de meeste gevallen. De regelgeving verschilt sterk per gemeente en daarom is het zaak om hierover tijdig informatie in te winnen bij je lokale overheid.

Vergunning voor drank en voedsel

Wil je op jouw event ook eten en drinken verkopen? Bereid je dan goed voor. Elke cateraar of foodtruck op jouw evenement moet namelijk over relevante vergunningen voor voedselbereiding beschikken. Voor de verkoop van alcoholische dranken moet je daarnaast een drank- én tapvergunning aanvragen. Tenzij jouw eventlocatie hier natuurlijk zelf al over beschikt.

Vergunning voor geluid

De meeste overlast die evenementen veroorzaken zit hem in geluidsoverlast. Een modern event kan echter niet zonder muziek en daarom is het belangrijk hiervoor een vergunning aan te vragen bij de gemeente. Overschrijd in geen geval de maximale hoeveelheid toegestane decibellen en blijf het geluidsvolume ter controle continu meten.

Vergunning voor verlate sluitingstijd

In de meeste gemeenten geldt dat het veroorzaken van geluidsoverlast na 22:00 uur ’s avonds verboden is. Duurt jouw evenement langer en wil je voorkomen dat het voortijdig door de politie afgebroken wordt? Vraag dan een vergunning voor verlate sluitingstijd aan bij je gemeente. Maak hierbij wel duidelijke afspraken om de overlast voor omwonenden zoveel mogelijk te beperken.

Vergunning voor vuurwerk

Het afsteken van vuurwerk op je evenement vereist per definitie een vergunning. De ene gemeente kent deze makkelijker toe dan de andere. Vaak je kun ook de hulp van het door jou ingehuurde vuurwerkbedrijf inschakelen om vergunningen en gerelateerde verzekeringen te regelen. Hou er rekening mee dat de gemeente het afsteken van vuurwerk bij droog weer alsnog kan verbieden.

Overige afspraken

Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Voor sommige zaken hoef je bij de gemeente geen vergunning aan te vragen, maar is het wel nodig om duidelijke afspraken te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een doordacht verkeers-, bewakings- en afvalplan voor jouw evenement. De gemeente wil namelijk zeker weten dat alles hygiënisch en veilig verloopt.

Geschreven door Robert de Vries
Ervaar het verschil Neem contact op