Hoe organiseer ik een duurzaam evenement?

In de categorie Tips door Tim Kröber

100 jaar Yokowaga-38

Duurzaamheid is een maatschappelijk thema dat tegenwoordig hoog op de agenda staat. Zo ook bij bedrijven, die steeds vaker werken volgens een beleid van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Voert jouw organisatie ook een MVO-beleid én organiseer je op korte termijn een zakelijk event? Dan is het belangrijk dat je dit laatste op duurzame wijze doet.

Waarom een duurzaam event?

Voor bedrijven zijn er verschillende redenen om te ondernemen op maatschappelijk verantwoorde wijze. Allereerst is er de oprechte betrokkenheid bij de samenleving en de milieuproblematieken waarmee die anno 2019 kampt. Daarnaast wordt MVO inmiddels min of meer verwacht van organisaties en proberen ook overheden en inkopers een dergelijk beleid te stimuleren.

Tot slot biedt MVO niet alleen voordelen op het gebied van milieu en duurzaamheid. Besparen op energie en grondstoffen kan immers ook financieel voordelig zijn. Eén ding is in elk geval zeker: een bedrijf dat op duurzame wijze werkt, verdient een duurzaam evenement. Het is bovendien nodig om het zorgvuldig opgebouwde duurzame imago ten opzichte van klanten en relaties in stand te houden.

Duurzame marketing vóór het event

Een duurzaam event is méér dan alleen een event waar zo min mogelijk energie wordt verbruikt. Ook voorafgaand aan het evenement kan namelijk flink geminderd worden op milieubelasting. Denk hierbij alleen al aan de marketing voorafgaand aan het event.

Zo is het een goede gewoonte van veel eventorganisatoren om eerdere eventbezoekers per post een persoonlijke uitnodiging te sturen voor de nieuwe eventeditie. Ook het uitdelen van flyers en adverteren in magazines zijn van oudsher heel gewoon.

Inmiddels zijn er in de vorm van digitale marketing voldoende alternatieven. Waarvoor papier niet alleen overbodig is, maar die ook nog eens een stuk beter werken om de doelgroep voor jouw event gericht te targeten.

Zo kun je jouw event bijvoorbeeld meer dan uitstekend promoten via e-maillijsten of social media. Bijkomend voordeel is dat de ROI van online marketingactiviteiten veel beter te meten is. Je ziet namelijk precies hoeveel mensen een e-mail hebben gelezen of klikken op je LinkedIn-advertentie.

Duurzame werkwijze tijdens het event

Door voorafgaand aan het event voornamelijk te communiceren via online kanalen, bespaar je flink op papier en de bijbehorende milieubelasting. Dit maakt je event al een stuk duurzamer. Maar belangrijker nog is natuurlijk een duurzame werkwijze op de dag zelf. Bovendien kun jij je hier als organisatie ook mee onderscheiden bij je eventbezoekers.

Je event duurzaam maken is in de basis heel eenvoudig. Verspreid informatie zoals een floorplan en dagprogramma bijvoorbeeld niet per papier, maar ontwikkel hiervoor een speciale eventapp die bezoekers nóg meer gebruiksgemak biedt. Werk daarnaast exclusief met duurzame leveranciers om het milieu ook indirect zo min mogelijk te belasten.

Hoe duurzaam is mijn eventlocatie?

Zeer belangrijk voor een duurzaam evenement is tot slot het energieverbruik en de CO2-uitstoot waarin het resulteert. Dit wordt in grote mate bepaald door de locatie die je kiest. Moeten eventbezoekers bijvoorbeeld ver reizen naar je event? Dat vergroot indirect de CO2-uitstoot door autogebruik.

Een duurzaam alternatief is een eventlocatie die per openbaar vervoer goed bereikbaar is. De treinen van de NS en het OV in Amsterdam rijden bijvoorbeeld geheel op groene stroom. Denk daarom verder dan het energieverbruik en de CO2-uitstoot op je locatie zelf en kijk ook naar de indirecte invloed van jouw event. Een duurzaam event belast het milieu in alle facetten zo min mogelijk.

Geschreven door Tim Kröber
Ervaar het verschil Neem contact op
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.