In de evenementenbranche is sprake van een paradoxale ontwikkeling. Er komen steeds meer evenementen, maar tegelijkertijd hebben mensen steeds minder tijd om hiernaartoe te gaan. Het bezoeken van een event kost je in combinatie met reistijd immers al snel een hele dag. Gelukkig is er een oplossing in de vorm van een hybride evenement. Dit is wat je moet weten:
Een hybride evenement vergroot je bereik
Natuurlijk wil je zoveel mogelijk bezoekers op jouw eerstvolgende event. Maar jouw maximale bereik is afhankelijk van de capaciteit van je evenementenlocatie. Een hybride evenement lost dit probleem op. Je kunt zo’n event namelijk niet alleen persoonlijk bijwonen, maar ook online op afstand volgen. Hiermee vergroot jij het bereik van je event enorm.
Zeker in een tijdperk waarin arbeidsproductiviteit en het behalen van KPI’s hoog in het vaandel staan, is een hybride evenement een aantrekkelijk en tijdbesparend alternatief voor een deel van jouw doelgroep. Vooral de mensen die anders niet hadden kunnen komen, zijn maar al te blij dat ze er op afstand toch bij kunnen zijn.
Interessante events voor sponsoring
Het op afstand volgen van een hybride event kan niet alleen live, maar ook op een later tijdstip. Dit biedt jou als organisator de mogelijkheid op interessante extra verdienmodellen. Uit een eerder onderzoek blijkt de online opkomst van een hybride evenement gemiddeld namelijk 7 keer zo hoog te liggen als het aantal deelnemers dat fysiek aanwezig is.
Stel je eens voor: een 7 keer groter bereik en daarmee 7 keer meer potentiële inkomsten. Dat zijn statistieken die voor je bedrijf een ongelooflijk verschil maken. Ook voor sponsors is het grotere bereik interessant. Ze zijn zo niet alleen zichtbaar op de dag zelf, maar bereiken deelnemers via de online variant tot wel maanden of jaren daarna.
Hoe organiseer ik een hybride evenement?
Dan belanden we bij de belangrijkste vraag: hoe organiseer je zelf een hybride evenement? Zeker als je het niet eerder hebt gedaan, lijkt het in eerste instantie lastig. Gelukkig valt dit in de praktijk alleszins mee. Van belang is vooral dat jij de juiste experts inhuurt om je reguliere event hybride te maken. Met name op technisch vlak heb je wat ondersteuning nodig.
Alles begint bij de marketing van je event. Hoeveel afwijzingen heb jij vanuit de doelgroep ontvangen op verstuurde uitnodigingen? Benader al deze mensen nogmaals, maar dan voor een online deelname. Ontwikkel daarnaast een hybride programmavariant die rekening houdt met het geijkte format voor een online uitzending: een voorbeschouwing, een (live)registratie en een nabeschouwing.
Cruciaal is ook dat een kundig presentator deze elementen aan elkaar praat. Naast het boeken van een spreker voor je fysieke event, moet je er ook een inhuren voor je online variant. Huur daarnaast een ervaren techniekbureau in om de online deelname en livestreaming optimaal te laten verlopen.
Moedig online deelnemers tot slot aan om hun ervaringen op social media te delen: dit doen zij thuis vanuit hun luie stoel nu eenmaal een stuk makkelijker dan tijdens een drukke netwerkborrel. Zo creëer je een nog groter bereik en verbreek je de records van al je eerdere events.