25 mei 2018. Dit is de datum dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is ingevoerd. Deze nieuwe privacywetgeving heeft grote invloed op de werkwijze binnen bedrijven en daarmee ook op die van eventorganisatoren. Bijna een half jaar na introductie is het tijd om de balans op te maken: wat moet je doen om jouw evenement AVG-proof te maken?
Wat betekent de AVG voor mijn events?
De AVG is van kracht in de hele Europese Unie en moet de privacy van burgers beschermen. De wet richt zich met name op het beschermen van persoonsgegevens en andere privacygevoelige informatie. Denk hierbij onder meer aan adresgegevens, politieke voorkeuren, religieuze achtergronden en eventuele lidmaatschappen.
Van bedrijven verwachten Europese overheden vooral dat zij aannemelijk kunnen maken dat ze vertrouwelijk met dit soort persoonsgegevens omgaan. Zij hoeven de verzameling van de gegevens niet te melden, maar moeten wel met behulp van documentatie kunnen aantonen dat hun werkwijze AVG-proof is.
Voor eventorganisatoren betekent dit dat ze onder andere op de volgende vlakken rekening moeten houden met de AVG:
Inschrijving
Belangstellenden kunnen zich op verschillende manieren inschrijven voor jouw evenement. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van gratis registratiesoftware of hiervoor een extern bureau inhuren. Cruciaal is dan dat je werkt met software met ISO 27001:2013-certificaat voor informatiebeveiliging of een verwerkingsovereenkomst afsluit met het ingeschakelde bureau. Zo garandeer je een goede beveiliging van persoonsgegevens en kunnen ze niet worden gebruikt door derden.
Draaiboek
Iedere eventorganisator werkt met een draaiboek. Het beschrijft de inhoud van je event van A tot Z en bied je daarmee een onontbeerlijk overzicht van alle activiteiten. Natuurlijk bevat het draaiboek ook veel persoonsgegevens. Daarom geldt er één gulden regel als je AVG-proof wilt zijn: berg het draaiboek op in een beveiligde kluis en zorg dat niemand anders dan jij er toegang toe heeft. Want vergeet niet dat privacylekken net zo goed offline als online plaatsvinden.
Fotografie
Natuurlijk wil jij alle gebeurtenissen op jouw event in de vorm van mooie beelden vastleggen. Daarvoor huur je waarschijnlijk een professionele eventfotograaf in. Gelukkig mag je de gemaakte foto’s probleemloos gebruiken in een verslag van je evenement – denk bijvoorbeeld aan een blog of eventvideo. De AVG-wetgeving staat echter niet toe dat je ze zonder toestemming van de afgebeelde personen gebruikt voor de promotie van toekomstige eventedities. Hou hier dus rekening mee!
Nieuwsbrief
Ook het gebruik van andere promotiemiddelen is veranderd door de komst van de AVG. Na inschrijving beschik je weliswaar over een lijst met emailadressen van deelnemers, maar je mag hier niet zomaar een (promotionele) nieuwsbrief naartoe sturen. Dit is alleen toegestaan als mensen hier expliciet hun toestemming aan hebben verleend. Wij adviseren je daarom om al in het registratieformulier ook een inschrijfmogelijkheid voor de nieuwsbrief te verwerken.