Hoe organiseer ik een succesvol eindejaarsevent?

In de categorie Personeelsevenement, Tips door Otto de Vries

vuurwerk740x433

Samen de successen vieren uit het afgelopen jaar. Terugblikken op een uiterst prettige samenwerking. En alvast vooruitblikken naar een nóg succesvoller 2019. Een eindejaarsevent is hét moment om prachtige mijlpalen te delen met medewerkers en relaties. Maar hoe organiseer je zo’n event nu het beste? Wij geven je 4 tips voor een sfeervol en onvergetelijk zakelijk eindejaarsfeest.

Wees er op tijd bij (kijk ook naar andere events)

Het plannen van een eindejaarsfeest doe je niet in de laatste maanden van het jaar. Sterker nog: als het vorige eindejaarsfeest voorbij is, kun je alweer langzaamaan beginnen met het plannen van de volgende editie. Wacht je hier te lang mee? Dan is je gewenste locatie en entertainmentact reeds volgeboekt.

Dat laatste geldt overigens net zo goed voor je gasten. Want ook die maken gedurende het jaar volop plannen voor de periode rond de jaarwisseling. Je hebt dan met name veel concurrentie van andere events.

Analyseer daarom in een vroeg stadium welke andere events rond die tijd plaatsvinden en plan dat van jou op een andere dag. Stuur ook de uitnodiging ruim vooraf, zodat gasten er vast een plekje voor reserveren in hun agenda.

Een bijzondere locatie (met passende aankleding)

Natuurlijk wil jij dat jouw eindejaarsevent anders uitpakt dan de wekelijkse vrijmibo op kantoor. Het moet méér uitstralen en resulteren in een andere sfeer en gesprekken. Dus moet het feest plaatsvinden op een andere (en liefst unieke) locatie.

Maar hoe kies je zo’n locatie? Daar hebben we eerder al eens een artikel over geschreven. Het is hoe dan ook mooi meegenomen als de door jou gekozen locatie een bijzonder karakter heeft. Iets dat een compleet ander gevoel geeft dan het systeemplafond en de werkeilanden op kantoor…

Ook niet onbelangrijk: de aankleding. De argeloze bezoeker die binnenkomt, hoort direct te begrijpen dat het hier om een eindejaarsfeest gaat. Hoe? Door de locatie naar hartenlust te decoreren! Tip: een kerstboom, kerstballen en Happy New Year-slingers doen het altijd goed.

Plan voor succes (door je te onderscheiden)

Een succesvol eindejaarsevent bestaat uit meer dan een informele borrel met muziek alleen. Een goede planning ligt aan de basis van een geslaagd evenement en daarom is een professioneel draaiboek onontbeerlijk.

Plan speeches van jezelf of anderen, boek muzikaal live entertainment ruim vooraf of verzorg de verrassende entree van een bekende spreker. Plan je een vuurwerkshow? Zorg dan dat je hiervoor een vergunning hebt.

Wat je ook doet: pak groots uit en zorg ervoor dat jouw eindejaarsevent zich onderscheidt. De concurrentie zit rond deze tijd van het jaar immers ook niet stil…

Durf uit te besteden (en geniet zelf van het feest)

Dan onze laatste en misschien wel belangrijkste tip: durf zelf ook te genieten van je feest. Dat betekent het uitbesteden van grote delen van de organisatie aan een professioneel eventbureau.

Hiermee til je jouw eindejaarsevent niet alleen naar een nóg hoger niveau, maar het geeft jou zelf ook wat ademruimte om tijdens het event volop te genieten. Om eindelijk de teugels eens te laten vieren en te genieten van een heerlijke dag met collega’s en relaties. Zo aan het einde van het jaar mag je jezelf dat best een keer gunnen.

Geschreven door Otto de Vries
Ervaar het verschil Neem contact op