Een congres organiseren waar nog lang over nagepraat wordt, vraagt om ervaring en een gedegen voorbereiding. Een gepaste locatie, de juiste sprekers, een vleugje entertainment en enkele hapjes zijn maar een paar van de vele elementen die zowel de sfeer als de inhoud van uw congres bepalen. Om zeker te zijn dat u niets over het hoofd ziet en alle puntjes op de i worden gezet, is het aan te raden om een congresbureau onder de arm te nemen. U krijgt dan een goed overzicht van uw mogelijkheden in en rond Zuid-Holland alsook tips en tricks betreffende de indeling van uw congres en een eventuele tijdsindeling. Zo bent u zeker van een goed congres dat niet snel vergeten wordt.
Een congres organiseren: de administratieve kant
Vanzelfsprekend hebt u een goed idee over de sprekers die u wilt vragen, de tijdsduur en het aantal gasten. Vaak zijn er ook al enkele locatie waar u zo aan denkt en misschien heeft u al een eerste zicht op de benodigde catering. Maar een congres organiseren kent ook een administratieve kant waar de meeste bedrijven minder bekend mee zijn. Veiligheidsvoorschriften, vergunningen en contracten, vooraleer uw congres van start kan gaan, moet het papierwerk in orde gebracht zijn. Als ervaren congresbureau zijn we de ideale partner om u ook op dit vlak een handje te helpen. Zo kunt u zich focussen op de inhoud van het congres en de boodschap die u wilt meegeven. Daarnaast hebben wij heel wat contacten met zalen, entertainmentbureau ’s en cateraars in Zuid-Holland zodat wij u een gunstige prijs kunnen voorleggen en een ruim aanbod.
De juiste mix tussen informatie en ontspanning
Sprekers vormen het hoogtepunt van uw congres en het is dus belangrijk om ze zorgvuldig uit te kiezen. Maar voor u daarmee begint, moeten het doel en de boodschap van het congres vastgelegd worden. Welke informatie wenst u over te dragen? Is het de bedoeling om iets aan te kondigen of ziet u het congres meer als een soort bewustmaking of opleiding? Wilt u veel verschillende sprekers of heeft u er maar enkele? Hoe lang gaan ze spreken en is er genoeg ontspanning tussendoor? Vooral dat laatste wordt weleens over het hoofd gezien wanneer een congres organiseren geen dagelijkse koek is. Ons congresbureau werkt samen met artiesten uit diverse sectoren en weet perfect de juiste mix te maken tussen informatie en entertainment. Zo blijft uw publiek aandachtig en vermaakt het zich prima.
Aan de slag met een congresbureau
Om ervoor te zorgen dat wij het congres organiseren dat perfect aansluit bij de visie en missie van uw bedrijf, is het noodzakelijk dat wij u goed leren kennen. Eens wij een goed idee hebben van uw wensen, kan ons congresbureau aan de slag om voor u een fantastisch congres te organiseren. Wij stellen u sprekers voor, artiesten, indien gewenst een leuk thema dat voor meer context zorgt en onze locatiespotter in Zuid-Holland gaat op zoek naar de gepaste zaal. Regelmatig overleg en bijsturing maken dat u het congres krijgt dat helemaal aansluit bij uw verwachtingen.
